Text copied to clipboard!
Заглавие
Text copied to clipboard!Планиращ на срещи
Описание
Text copied to clipboard!
Търсим Планиращ на срещи, който да се присъедини към нашия екип и да подпомага ефективното управление на графиците и срещите в организацията. Идеалният кандидат ще бъде организиран, комуникативен и способен да работи в динамична среда с множество заинтересовани страни. Тази роля изисква внимание към детайла, способност за приоритизиране и умения за работа с различни дигитални инструменти за планиране.
Основната отговорност на Планиращия на срещи е да координира срещи между вътрешни и външни участници, да управлява календара на ръководството и да осигурява безпроблемно протичане на всички планирани събития. Това включва изпращане на покани, потвърждаване на присъствие, резервиране на зали, организиране на видеоконференции и поддържане на актуална информация за всички срещи.
Кандидатът трябва да има отлични комуникационни умения, както писмени, така и устни, и да бъде способен да работи с поверителна информация. Уменията за работа с Microsoft Outlook, Google Calendar и други платформи за управление на време са задължителни. Предишен опит в административна роля ще се счита за предимство.
Планиращият на срещи ще работи в тясно сътрудничество с различни отдели в организацията, за да гарантира, че всички срещи се провеждат навреме и с необходимата подготовка. Той или тя ще бъде отговорен/а за проследяване на промените в графика, информиране на участниците и осигуряване на необходимите ресурси за провеждане на срещите.
Тази позиция предлага възможност за развитие в административната сфера и е подходяща за хора, които обичат да организират, да комуникират и да работят в екип. Ако сте мотивирани, организирани и търсите възможност да допринесете за ефективността на една организация, тази роля е за вас.
Отговорности
Text copied to clipboard!- Организиране и координиране на срещи и събития
- Управление на календарите на ръководството
- Изпращане на покани и потвърждаване на присъствие
- Резервиране на зали и техническо оборудване
- Координация на видеоконференции и онлайн срещи
- Проследяване на промени в графика и информиране на участниците
- Поддържане на точна и актуална информация за срещите
- Комуникация с вътрешни и външни заинтересовани страни
- Подготовка на дневен ред и материали за срещи
- Осигуряване на конфиденциалност и професионализъм
Изисквания
Text copied to clipboard!- Средно или висше образование
- Опит в административна или координационна роля
- Отлични организационни умения
- Умения за работа с Microsoft Outlook и Google Calendar
- Добри комуникационни умения – писмени и устни
- Способност за работа под напрежение и приоритетно мислене
- Дискретност и професионално поведение
- Владеене на български език и основни познания по английски
- Умения за работа в екип
- Гъвкавост и адаптивност към променящи се обстоятелства
Потенциални въпроси за интервю
Text copied to clipboard!- Какъв е вашият предишен опит в координацията на срещи?
- Какви дигитални инструменти използвате за управление на графици?
- Как се справяте с промени в последния момент?
- Какво правите, ако две важни срещи се насрочат по едно и също време?
- Как поддържате конфиденциалност при работа с чувствителна информация?
- Какви са вашите силни страни в комуникацията?
- Как приоритизирате задачите си през натоварен ден?
- Какви са вашите очаквания от тази позиция?
- Какво ви мотивира да работите в административна роля?
- Как се справяте с работа под напрежение?
